Informasi umum ini ditujukan untuk para Klien kami yang jarang berhubungan dengan hal-hal yang berkaitan dengan bidang arsitektur dan konstruksi. Tulisan ini memberi gambaran bagaimana kami melakukan jasa arsitektur.
Jika Anda menghendaki informasi lebih detail, silakan bisa melalui email kami di g_bond78@yahoo.com , gbond78@gmail.com atau di samsulsekawan@gmail.com
A. Tujuan:
"Informasi" antara klien dan Arsitek sering terlihat sebagai manajemen penting untuk mengamankan biaya dan waktu dalam membangun. Informasi dan komunikasi akan menghindarkan salah pengertian dalam proses-proses yang ada. Kami berharap lembar informasi ini dapat berguna agar pengerjaan proyek lebih efisien.
B. Proses:
Berikut kami sajikan tahapan-tahapan dalam proses pengerjaan desain arsitekturalnya.
TAHAP I:Desain Skematik
Tahap ini merupakan penggalian dan eksplorasi "ide" arsitektural dan lay-out ruangan. Arsitek akan menggali semua keinginan klien dan mengadakan diskusi, memberikan masukan (advis) untuk memaksimalkan hasil rancangan.
TAHAP II:Pra-Rancangan
Tahap ini mengasilkan gambar-gambar awal untuk mendapatkan IMB (Izin Mendirikan Bangunan). Proses pengurusan IMB biasanya memakan waktu cukup lama (bisa mencapai dua atau tiga bulan). Hasil desain dalam proses ini merupakan konfirmasi utama dari klien (desain yang sudah matang) serta tidak dapat diubah secara drastis (jikalau terjadi perubahan, maka perubahannyapun tidak banyak atau mendasar).
TAHAP III:Pengembangan Rancangan
Menghasilkan gambar-gambar yang lebih detail mengikuti desain tahap pra-rancangan. Perlu kami sampaikan bila kita banyak melakukan perubahan dari gambar IMB, maka kita harus mengajukan IMB lagi.
TAHAP IV:Gambar Kerja
Tahap ini menghasilkan desain detail konstruksi yang diperlukan pelaksana dalam membangun proyek tersebut. Gambar-gambar ini biasanya melingkupi detail-detail penting. Kontraktor Pelaksana biasanya menyediakan SHOP DRAWING (terutama item - item khusus, seperti : fabrikasi baja, fabrikasi khusus, fabrikasi pintu dan jendela, posisi
lubang M/E dan jalur-jalurnya,dll).SHOP DRAWING diajukan kepada arsitek,yang kemudian mengkoordinasikannya dengan tenaga ahli mekanikal dan elektrikal (jika diperlukan) sebelum pelaksana membangun atau melaksanakan hal ini.
TAHAP IVa:Rencana Anggaran Biaya (RAB)
RAB adalah perkiraan biaya “kasar” (dihitung berdasarkan biaya per pekerjaan dengan toleransi kesalahannya 15% - 20%). Arsitek tidak menghitung berapa banyak baut dan mur, dan lain-lain, yang dipakai dalam proyek,karena hal tersebut nantinya akan dihitung oleh pelaksana.
TAHAP IVb:Rencana Kerja dan Syarat-syarat/Spesifikasi Teknis (RKS)
Rencana Kerja dan Syarat-syarat adalah Dokumen Spesifikasi Teknis, dokumen tertulis tentang tata cara penawaran, standar kualitas dan bagaimana menawarkannya kepada pelaksana.
C a t a t a n:
Standar Kualitas di Indonesia sangat lemah dan sering berbeda-beda di tiap wilayah
TAHAP V:Tahap Penawaran
Menyiapkan dokumen tender untuk pelaksana (jika diperlukan) kemudian melakukan penawaran di pertemuan"Aanwijzing".Kemudian,Arsitek juga akan menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang hal-hal yang mungkin akan terjadi selama pelaksana melaksanakan proyek.
TAHAP VI:Inspeksi Lapangan Periodik
Akan selalu ada hal-hal khusus di lapangan selama proses konstruksi. Merupakan hal normal bahwa akan ada penyesuaian,klarifikasi, penambahan atau pengurangan di lapangan yang mesti dilakukan oleh Arsitek.Tujuan Tahap Inspeksi Lapangan Periodik ini memastikan bahwa konstruksi proyek ini sesuai dengan kehendak desain.
Catatan 1:
Petugas inspeksi lapangan mengecek apakah konstruksi sudah mengikuti kehendak desain. Hal ini tidak termasuk
pada "bagaimana" membangunnya, karena “bagaimana proyek dibangun" adalah urusan/bidang keahlian pelaksana.
Catatan 2:
Biasanya inspeksi dilakukan pada waktu-waktu strategis/penting di masa konstruksi ( misalnya: saat memancangkan bangunan, sebelum mengecor pondasi,sebelum membangun struktur utama, sebelum memplester tembok, sebelum menutup atap, dan sebagainya).
Untuk proyek rumah, biasanya dilakukan 12 kali inspeksi dan 2 kali inspeksi walk-through pada saat sebuah tahap pembangunan selesai dan juga saat keseluruhan proyek telah selesai.Jika klien menginginkan pengecekan lebih atau seumpama proyek tersebut membutuhkan lebih dari 12 kali inspeksi, maka biasanya akan dikenakan biaya penggantian (reimburse). Sering pula, bila dibutuhkan, Resident Architect ditempatkan di lapangan berdasarkan perjanjian tambahan.
Catatan 3:
Jasa Desain Arsitektur biasanya termasuk pekerjaan-pekerjaan arsitektur dan engineering agar dapat dibangun oleh pelaksana. Kontrak akan menetapkan apa "yang termasuk” dan “yang tidak termasuk” dalam lingkup pekerjaan. Pada beberapa proyek sering dibagi menjadi pekerjaan-pekerjaan terpisah kepada konsultan-konsultan spesialis. Untuk proyek rumah tinggal atau grup perumahan, kami lebih menyukai pengerjaan desain sebagai suatu paket (termasuk perencanaan tapak,arsitektur,site engineering,pekerjaan struktur,interior,dan desain lansekap/taman).
C. Apa yang kami perlukan dari Klien
Agar efisien,untuk memulai proyek,klien akan menyediakan untuk tim arsitek perencana berupa:
a. Program Desain berisi tentang apa yang klien ingin bangun (kerangka acuan/TOR : Term Of Reference), maksud proyek, filosofi, fungsi-fungsi,kebutuhan ruang, citra, gaya, ketinggian bangunan, kualitas, dan sebagainya. Jika ini tidak tersedia, kami dapat membantu klien mengadakan program ini.
b. Peta Survey Lapangan berupa informasi topografi, informasi perencanaan,pengembangan jalan, data tanah, data air, foto-foto eksisting, dan sebagainya.
c. Advise Planning atau informasi yang berasal dari pemerintah seperti dari Dinas Tata Kota, Dinas Bangunan, dan sebaginya.
d. Data-data terkait lainnya, misalnya: rencana tahapan investasi,kendala keuangan,rekomendasi kelayakan pasar dan lain-lain
e. Memberikan kepada tim arsitek perencana akses untuk meninjau langsung ke lapangan.
D. Catatan tentang Pertemuan Desain:
Sesi Desain dilakukan melalui pertemuan dengan klien secara efisien. Jumlah pertemuan bervariasi, tergantung pada jenis proyek. Sebaiknya jumlah pertemuan ditetapkan agar dapat menjadi acuan untuk menghitung biaya (biasanya dihitung berdasarkan billingrate perjam). Sebagai contoh,untuk desain rumah tinggal,biasanya dilakukan 1 pertemuan orientasi, 2-4 pertemuan skematik, 2 peninjauan lapangan, 3-5pertemuan prarancangan, 2-4pertemuan pengembangan rancangan, 2-4pertemuan gambar kerja. Total = 12-20 pertemuan. Pertemuan-pertemuan dengan konsultan khusus lain (khususnya Master/Site Planner, Structural Engineer Mechanical/Electrical Engineer, Arsitek Interior, Arsitek Lansekap dan lain-lain) biasanya dikoordinasikan di pertemuan-pertemuan tersebut. Koordinasi dengan klien tentang desain banyak dilakukan melalui telepon, email,dan internet chatting.
E. Apakah“ChangeOrder/CO=PerubahanPekerjaan”
1. CHANGE ORDERS (C.O.)= Perubahan pekerjaan biasa terjadi dalam tahap konstruksi. Klien sebaiknya memimalkan C.O ini. Waktu/Kapan suatu perubahan diputuskan sangatlah penting mengingat setiap Tahap Desain menentukan keputusan apakah dapat melanjutkan ke tahap berikutnya atau tidak.
Sebagai contoh,jika Tahap Pengembangan Rancangan disetujui, maka Tahap Gambar Kerja akan dimulai. Jadi,jika kita berencana menghemat biaya Change Order, maka sebaiknya kita meminimalkan perubahan lay-out selama Gambar Kerja dikerjakan (Sebab hal ini berarti, biaya Gambar Kerja yang tak terpakai tetap akan dikenakan ke Klien).
2. Manajemen Change Order (C.O.)
Perubahan pekerjaan (CO) harus dilakukan dalam suatu prosedur sistematis. C.O. harus dikomunikasikan antara Arsitek dan Klien pada waktunya. C.O. tidak dikomunikasikan melalui drafter atau mandor atau secara lisan di lapangan.
C.O. disampaikan secara tertulis dengan mencantumkan tanggal dan disampaikan kepada pihak yang tepat untuk
urusan tersebut. Pemberitahuan harus muncul dan disampaikan oleh orang yang berwenang. Hal ini dapat mencegah kesalahpahaman (yang sering terjadi) akibat beragam keinginan dari beragam pembuat keputusan yang sering membingungkan arsitek, konsultan lain, pelaksana, dan bahkan Klien.
3. Perubahan Pekerjaan (C.O.) yang signifikan akan dikenai biaya penggantian (reimburse) dan Billing Rate yang sesuai. Dalam kasus perubahan yang sangat drastis, maka akan diberlakukan Tambahan (Addendum) Kontrak.
F. Aturan-aturan Umum dalam hal Struktur Biaya(Praktek yang Umum Dilakukan):
1. Ongkos Pekerjaan Arsitektur didasarkan pada struktur tarif di proyek-proyek lain yang telah kami kerjakan.
2. Perhitungan Ongkos ini, baik billing rate ataupun persentase, hanya merupakan “METODE KOMPENSASI” dalam tahapan desain.
3. Bentuk pembiayaan berdasarkan Metode Persentase didasarkan pada “Biaya Konstruksi Normal” di rate lokal yang berlaku. Dengan demikian,bila klien mendapatkan diskon khusus dalam hal material atau bahkan menggunakan material bekas atau bahkan tidak ada biaya untuk material tersebut, maka perhitungan Ongkos Arsitektur tetap berdasarkan biaya bangunan standar.
4. Jika klien memutuskan untuk menyewa Arsitek Interior atau Arsitek Lansekap, Persentase Ongkos untuk “biaya konstruksi” yang menjadi acuan Ongkos Arsitektur tetap berdasarkan biaya bangunan standar secara keseluruhan.
5. Untuk menyederhanakan perhitungan ongkos bagi Klien dan arsitek perencana kami menggunakan “Metode Ongkos Lump Sum” yang dihitung berdasarkan Program Desain Proyek dari Klien. Jika klien mengurangi program desain setelah lingkup pekerjaan awal dilakukan maka klien tetap akan tetap dikenai kompensasi atas jasa yang telah dilakukan arsitek perencana.
6. Jasa Arsitektur mencakup semua gambar dan dokumen bangunan yang memungkinkan kontraktor untuk membangunnya. Ini juga termasuk produksi Perhitungan Struktur dan M/E dan dokumen-dokumen spesifik.
7. Pekerjaan Standar untuk Interior dan Lansekap juga dilampirkan untuk memperjelas dan menggambarkan pekerjaan yang perlu dilakukan.Klien sering menyewa beberapa konsultan spesial (Konsultan Arsitektur, Konsultan Interior, Konsultan Lansekap) secara terpisah, namun untuk proyek rumah, kami lebih menyukai mengerjakan proyek tersebut sebagai suatu paket pekerjaan yang utuh: arsitektur, interior, dan lansekap.
G. CaraPembayaran:
1. Tim Arsitek Perencana biasanya tidak memulai pekerjaan tanpa adanya MOU atau semacamnya, atau sebuah kontrak, atau Surat Perintah Kerja, yang menetapkan lingkup pekerjaan dasar, stuktur ongkos dan informasi minimal untuk melaksanakan proyek secara efisien.
a. Tim Arsitek Perencana akan melaksanakan pekerjaan dalam tahap-tahap. Pembayaran untuk tahap yang sedang berlangsung harus dibayarkan sebelum arsitek memulai tahap selanjutnya.
b. Arsitek akan menghentikan pekerjaan bilamana pembayaran terlambat lebih dari sebulan.
c. Hanya item yang dipertanyakan yang bisa ditahan pembayarannya.
2. Jika Klien menghentikan pekerjaan atau tidak melanjutkan proyek dengan alasan tertentu, maka Arsitek harus diberitahu secara tertulis. Sesuai Aturan standar yang ditetapkan maka Klien harus mengganti “Ongkos Penghentian Pekerjaan” sebesar 10% (sepuluh persen) dari Ongkos Arsitektur kepada Arsitek Perencana. Semua Ongkos untuk pekerjaan yang telah yang telah dikerjakan juga dibayar oleh Klien.
